Miten käsitellä työyhteisön pelisääntöjen muuttumista? Pelkkä viestintä ei työympäristömuutoksessa mene perille. Muutos on tehtävä näkyväksi ja käsinkosketeltavaksi.

Kun lähdetään suunnittelemaan uutta työympäristöä, henkilöstö tulee ottaa muutokseen mukaan heti alusta. Sen lisäksi, että henkilökunta osallistetaan suunnitteluun on pystyttävä viestimään mitä suunnittelun muutokset tarkoittavat työssä ja arjessa.

Osallistamista suunnitteluprosessiin voidaan toteuttaa niin yhteisen toimintamallin (esim. siirtyminen sähköiseen työhön ja nimeämättömiin työpisteisiin), työtapojen, tilojen käytettävyyden kuin visuaalisen ulkoasun ideointiin. Oleellista näissä projekteissa onkin, ettei pallo osallistavista ideointityöpajoista suunnittelutyöhön tipu missään vaiheessa.

Osallista henkilöstö tilojen suunnitteluun

Yritysten suurin voimavara on henkilöstö. Päätöksiä tiloista ei tehdä enää suljettujen ovien takana. Tilaratkaisujen reunaehtoihin vaikuttaa kuitenkin mm. työn luonne, lähinnä se miten paljon työn hoitaminen edellyttää toimistolla istumista ja millaisia kasvunäkymiä yrityksellä on lähivuosina. Turhaa suunnitella uusia tiloja, jotka ammottavat tyhjyyttään tai puolestaan niin, että kun tilat valmistuvat henkilöstö ei enää mahdu istumaan toimistolla liian pienten tilojen vuoksi.

Olen toiminut Senaatti-kiinteistön palvelumuotoilijana neljä vuotta ja osallistanut organisaatioita ja niiden henkilöstöä ja johtoa uusien tilojen toimintamallien ja tilojen suunnitteluun. Sittemmin olen tehnyt vastaavia projekteja mm. Metsähallitukselle (Hossan luontokeskus) ja Lehto Group Oyj:lle.

Näiden projektien aikana olen aina miettinyt, miten koko työyhteisön kanssa voi käsitellä tulevaa muutosta etukäteen, sillä uudet työtavat näyttäytyvät henkilöstölle kovin abstrakteina ratkaisuina vuotta tai kahta aiemmin. Monesti henkilöstölle herää konkreettisiin arjen tilanteisiin liittyviä kysymyksiä, joihin he toivovat vastauksia. Muutoksen työstäminen on näiden tilanteiden ratkomista etukäteen, ja siksi niitä tulisikin käsitellä yhteisesti.

Työyhteisöteatteri toimii ratkaisuna muutokseen

Miten käsitellä työnteon tapojen muutosta ja arjen tilanteita yhteisesti joskus hankalissakin muutostilanteissa? Työyhteisöteatteri on hyvä keino käsitellä muutosta. Teemme Työyhteisöteatteriryhmän kanssa lyhyitä esityksiä, joissa käsittelemme muutostilanteita. Käsikirjoitamme ja esitämme näyttelijöiden kanssa eri työvyöhykkeissä toimimista ja pelisääntöjen muutosta arjessa.

Roolihenkilöiden ja kuvitteellisen työyhteisön kautta pelisääntöjen käsittely on mielekästä ja osallistujat ymmärtävät mikä heidän työssään tulee konkreettisesti muuttumaan uuteen työympäristöön muutettaessa. Roolihenkilöiden kohtaamien tilanteiden avulla tehdään näkyväksi, mikä uudessa työympäristössä muuttuu ja miten pelisääntöjen mukaan eläminen muuttaa tekemistä. Tilaisuudet ovat vuorovaikutteisia, toisin sanoen yleisöllä on mahdollisuus esittää ratkaisuehdotuksia roolihenkilöiden kohtaamiin tilanteisiin, esim. miten hiljaisella vyöhykkeellä työskentelevää voi mennä ”häiritsemään” vai onko se lainkaan sallittua. Esitystä muokataan yleisön kommenttien perusteella. Samalla yleisö pääsee pohtimaan miltä tulevat työnteon tavat näyttävät ja millaisia haasteita ne asettavat työnteolle.

Henkilöstö pääsee rekflektoimaan omia toimintatapojaan

Yleisö on pitänyt pelisääntöjen käsittelyä tehokkaana ja myös hauskana tapana kurkata tulevaisuuteen. Jokaisella on mahdollisuus tunnistaa roolihenkilöiden toimintatavoista omia itselle tyypillisiä reagointitapoja. Näistä reagointi- ja työtavoista keskustellaan avoimesti. Myös eri ammattiryhmien kesken suhtautuminen muutokseen on erilaista, ja tästä päästään keskustelemaan.

Työyhteisöteatteri auttaa muutoksen työstämisessä ja hahmottamisessa. Vastaamme yhdessä kysymykseen ”mitä suunnitellut muutokset tarkoittavat minun työssäni ja arjessani?”.

Ota yhteyttä:
Satu-Mari Jansson
satu-mari@theatreworks.fi
0405961678